¿Cómo formar a directivos, mandos intermedios y empleados en ‘compliance’?

¿Cómo formar a directivos, mandos intermedios y empleados en ‘compliance’?

A muchos les molesta, se percibe como una obligación que sobra, quita tiempo, no se ve mucho sentido en ella. Se trata de la formación en ‘compliance’.

No obstante, de acuerdo con las mejores prácticas internacionales así como las federal sentencing guidelines (FSG), la formación de los empleados en ética y compliance es un elemento esencial de cualquier programa de cumplimiento.La UNE 19601, la ISO 19600 y las FSG son claros y contundentes incidiendo en que la organización deberá adoptar las medidas apropiadas para comunicar de forma periódica y práctica sus políticas y procedimientos en compliance. También todos los aspectos relevantes del programa de ética mediante planes de formación efectivos e informar a los empleados en función de sus puestos y responsabilidades.

Determinación de la necesidad de formación

El responsable de compliance (como, por ejemplo, el compliance officer) debe determinar de manera sistemática la necesidad de formación y los participantes de la misma. Para ello, se recomienda el desarrollo de un plan de formación corporativo y del grupo, que se apruebe por el órgano de administración o por la alta dirección.El plan debe tener en cuenta los roles del órgano de administración, directivos, empleados, trabajadores temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de una persona jurídica y el resto de personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores; los riesgos a los que están expuestos, y otras circunstancias coyunturales como el periodo navideño y los regalos corporativos (Vid. Cómo aceptar regalos corporativos sin incumplir las normas).En la práctica, la mayor parte de las formaciones se desarrollan ad hoc,porque se ha detectado un problema, sin planificación anterior y sin sistema. El desarrollo y la realización de un plan formativo sistemático puede ser un factor esencial para justificar que el órgano de administración y/o la alta dirección hayan cumplido con sus obligaciones de organización, gestión y control.

La mayor parte de las formaciones se desarrollan ‘ad hoc’, porque se ha detectado un problema, sin planificación anterior y sin sistema.

El contenido, muy práctico

Se recomienda ofrecer formación en base a casos prácticos para resaltar la relevancia real del tema y para aumentar la comprensibilidad del mismo. Los contenidos formativos deben ser prácticos y simples, acompañados de la mejor predisposición de los participantes, que prestarán la máxima atención al comprender la relevancia del contenido.El feedback de los asistentes a la formación (como por ejemplo anécdotas de su vida laboral) deben ser retomados y usados para la labor de compliancepreventivo.La formación en ética y compliance permite adquirir las competencias necesarias para tratar y decidir correctamente ante conflictos éticos en el trabajo. De esta manera, los empleados pueden actuar con la seguridad necesaria y evitar dilemas insalvables. Por un lado, la formación adaptada a cada área o departamento y desempeño laboral es más útil para los empleados y por tanto más efectiva en términos de compliance. Por el otro, recientes estudios muestran que los empleados que han participado en formación en ética y compliance tienen una percepción e imagen mejorada de la propia empresa.Ahora bien, la formación debe ser continua y adaptada a cada negocio y departamento.La comunicación interna sobre ética y compliance también juega un papel esencial. El estudio de la Rotterdam School of Management recuerda que la frecuencia de la comunicación sobre esta materia afecta al nivel de cumplimiento, y por tanto, a la eficacia de un programa de compliance. Cuanta más comunicación menos incumplimientos.De esta forma la actitud de la empresa debe ser proactiva y alejarse de la formación tradicional y frontal, aprovechar una buena política de comunicación interna, externa y de formación para inculcar los valores y principios recogidos en su código ético.

La empresa debe ser proactiva y alejarse de la formación tradicional y frontal, aprovechar una buena política de comunicación interna, externa y de formación para inculcar los valores éticos.

Habitualmente muchas empresas optan por formación presencial y/o online. Es frecuente que la formación presencial se realice en una ocasión y no se actualice tras la implantación del programa. Esto suele ser insuficiente para afianzar la cultura empresarial pretendida con el código ético. La formación debe programarse de forma eficaz y bien estructurada. Es esencial definir y adaptar los contenidos al negocio, departamento y participantes. Incluso el horario o formato del curso deben ir amoldándose para conseguir los mejores resultados.Finalmente, y tras la formación, la evaluación servirá para medir la eficacia de la misma. En este sentido resulta vital recabar la confirmación de participación y comprensión del contenido transmitido a los participantes.

Círculo de participantes

La formación en temas de compliance generales, como por ejemplo el código de conducta de la empresa, se debería ofrecer a todos los miembros de una organización. A parte de ello, se debe dar formación adaptada al rol del empleado y su exposición al riesgo. Por ejemplo, para los empleados de ventas la formación adecuada sería antitrust; para los de compras, anticorrupción; para recursos humanos, compliance laboral, de seguridad social, etc.La participación en la formación tiene que ser obligatoria y es, igualmente forzoso, repetirla para los empleados ausentes.La formación debe ser documentada, lo que incluye la información sobre los participantes, para, primero, garantizar la cobertura de todos los miembros de una organización, y, segundo, minorar las consecuencias en caso de incumplimientos e irregularidades.

Fuente: https://www.compromisoempresarial.com

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